Architectuur in het gemeentelijk domein
Geschreven door op 01-08-2014

Toepassen van architectuur bij gemeenten

Als relatie van InnoviQ deel ik graag mijn visie op veranderingen. 

Gemeenten krijgen de komende jaren meer taken en verantwoordelijkheden die van groot belang zijn in de leefwereld van mensen. We noemen ze decentralisaties in het sociaal domein. Het gaat om de Jeugdzorg die van de provincies naar de gemeenten gaat, de verschuiving van de AWBZ naar de Wmo, de WAJONG van UWV naar gemeenten en de dagbesteding / ondersteuning vanuit de rijksregeling AWBZ naar gemeenten.

Naast deze nieuwe taken en verantwoordelijkheden zijn gemeenten verantwoordelijk voor de implementatie en het gebruik van de basisinfrastructuur e-overheid voor een beter bereikbare overheid, beter vindbare en toegankelijke overheidsinformatie als herkenbare ingang tot deze overheid.

Ook in het kader van doelmatigheid / kostenbewustzijn worden er door gemeenten diverse veranderingen/vernieuwingen doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn: Optimaliseren en zoveel mogelijk digitaliseren van de dienstverlening; zaakgericht inrichten van de processen; ontwikkelingen op het gebied van data, zowel big data, open data als management informatie.

Om op gestructureerde en verantwoorde wijze te werken aan veranderingen/ vernieuwingen is het noodzakelijk te werken op een wijze die past bij een veranderende omgeving en past binnen de visie en doelstellingen van een gemeente. Om dit te realiseren zijn er afspraken nodig in de vorm van beleidsrichtlijnen, principes en modellen. Het doel daarvan is om af te stappen van ad-hoc veranderingen en toe te werken naar een samenhangend geheel van processen, informatie- en technische voorzieningen. Om die reden worden kaders geschetst en principes gedefinieerd die richting geven aan vernieuwingstrajecten en wordt er aan de hand van opgeleverde (deel)resultaten getoetst of bijsturing gewenst is. 

Deze manier van werken wordt 'werken onder architectuur' genoemd. Werken onder architectuur kent verschillende voordelen. Zo draagt werken onder architectuur bij aan het reduceren van de complexiteit van de processen, informatievoorziening en technische infrastructuur wat op zich weer bijdraagt aan grip op de ontwikkelings- en exploitatiekosten.

Bij veel gemeenten staat werken onder architectuur nog in de kinderschoenen en is werken onder architectuur in eerste instantie gericht op toetsing en bijsturing van (deel)resultaten van veranderingen/vernieuwingen (projecten). Deze aanpak wordt ook wel bottom-up architectuur genoemd. 

Naast toetsen en bijsturen van projecten is het voor gemeenten van belang om de kloof  tussen de strategie en verandering te overbruggen door het organiseren van Business Informatie Planning of met andere woorden door het organiseren van de driehoek strategie – architectuur – project portfolio management. 

De vertaling van strategie naar programma’s is een te grote stap. Daarom wordt de strategie eerst vertaald naar uitgangspunten (ontwerp criteria) waaraan bijvoorbeeld producten, processen en informatiesystemen moeten voldoen. Dit helpt bij het nadenken over de toekomstige inrichting en het maken van keuzes daarbij. Architectuur is het hulpmiddel om het verschil te ontdekken tussen de huidige en gewenste situaties en word ook wel top down architectuur genoemd.

Een belangrijk instrument voor Buseness Informatie planning is het Novius framework

Samengevat is de conclusie dat werken onder architectuur, vooral in snel veranderende omgevingen, geen vraag maar een strikt noodzakelijk hulpmiddel is om snel te kunnen reageren op veranderingen in de omgeving, om de kloof  tussen de strategie en verandering te overbruggen, om snel de impact van veranderingen te kunnen vaststellen, om complexiteit van de processen, informatievoorziening en technische infrastructuur te reduceren en om daarmee een bijdrage te leveren aan grip op de ontwikkelings- en exploitatiekosten.

Steegeling consultancy kan een bijdrage leveren aan de beheersing van organisaties en bij vraagstukken die spelen rond Business ICT alignment en ondersteunt/adviseert bedrijven bij:

• het opzetten en toepassen van enterprise-, bedrijfs-, informatie- en technische architectuur
• het uitwerken van solution architecture;
• het opzetten en toepassen van procesmanagement;
• verandermanagement vraagstukken;
• programma- en projectmanagement;
• training en coaching.

Steegeling consultancy

Drs. Huibert Steegeling emita