De frontale aanpak van de 3 decentralisaties
Geschreven door Tim Hartog op 28-05-2014

In het licht van de aanstaande 3D vinden grote verschuivingen plaats in het sociaal domein. Eindresultaat is dat de gemeenten de regie voeren over de onderdelen “Participatiewet”, “Jeugdzorg”  en “WMO / AWBZ”. Hierbij wordt zwaar ingezet op intensieve samenwerking tussen alle betrokken partijen, en dat zijn er nog al wat. De ingangsdatum die nu nog overal wordt gecommuniceerd is 1 januari 2015.

Gemeenten proberen zich hier vanzelfsprekend optimaal op voor te bereiden. Het tempo is echter moordend. Afwachten is eigenlijk geen optie meer… ondanks de vele onduidelijkheden die er nog zijn. Er zijn veel bestaande en nieuwe partijen - die betrokken zijn bij één of meerdere D’s  - die allerhande ondersteuning bieden in commerciële en niet commerciële vorm. Maar of dat het speelveld voor gemeenten nu eenvoudiger maakt?

Vilans, het kenniscentrum voor de langdurende zorg, heeft met haar infographic visueel gemaakt hoe straks geldstromen via verschillende wetten, gemeenten, zorgverzekeraars, zorgkantoren en aanbieders van zorg en ondersteuning weer bij burgers terecht komen. Een prima resultaat. Sommige ondersteuning wordt dus zeer gewaardeerd!

Vrijwel alle gemeenten hebben programma’s en projecten gevormd om 3D concreet aan te pakken. Veel aandacht gaat hierbij uit naar kanaalsturing en inrichting van de toegangspoorten om klanten te woord te staan, aanvragen te ontvangen en deze adequaat naar de bedrijfsvoering door te geleiden. Tevens bestaat grote focus voor het creëren van multidisciplinaire samenwerking en realisatie van een integraal klantbeeld binnen de keten, van waaruit de beste zorg dicht bij de klant aangeboden kan worden.

Een vergelijking kan getrokken worden met front-, mid- en backoffice-gedachten waarmee iedere gemeente zich heeft ingelaten. De frontoffice richt zich hierbij op multi-chanel-dienstverlening aan burgers. De backoffice fungeert als een tweedelijnsorganisatie die de bedrijfsvoering efficiënt en effectief heeft ingeregeld om die dienstverlening tot stand te brengen. In vele architectuurplaten is de midoffice ingetekend als een informatievoorzieningsplatform (voor de kenners: DMS, WFM, zakenmagazijn, gegevensmagazijn en broker / ESB) dat alles “in sync” houdt.

Mijn opinie: gemeenten hadden toen en hebben ook nu weer in zekere mate een frontale focus; alles wordt erop gericht de dienstverlening (lees: frontoffice) zo optimaal mogelijk te organiseren. Ook de ondersteuning aan gemeenten, zoals de veelbesproken Living Labs, brengen een zekere eenzijdigheid aan. Ik voelde me in deze opinie gesteund toen ik het volgende artikel las: “Zorgen accountant over 3D-operatie”.

Maar waarom is juist die aandacht voor de bedrijfsvoering (lees: backoffice) zo essentieel? In mijn optiek vanuit de gedachte dat de zorg en begeleiding die behoeftigen nu ontvangen straks grotendeels ongewijzigd door kan lopen. En ja, 3D is natuurlijk een bezuinigingsronde, maar die vul je niet enkel in door maximaal in te zetten op strengere toegangscontrole en  her-indiceringen op het bestaande en overgenomen cliëntenbestand. Sterker nog: overgangswetgeving zorgt er voor dat dat (voorlopig) vaak niet eens mag.

De infografic hierboven toont eigenlijk de direct de noodzaak: het is zaak de financiële verantwoordings- en facturatiestromen direct de baas te zijn in een redelijk complexe omgeving. Dit vanuit de gedachte dat je het maar een keer goed kunt doen. En…. bij falen is het risico voor gemeenten hoger dan ooit vanwege de budgettaire omvang (5 tot 8 maal het huidige WMO-budget). In dit licht zullen ook de raden dieper en breder geïnformeerd willen worden.

Daarnaast zullen de declaratie- en factuurtransacties zich drastisch vermenigvuldigen. Heeft u al nagedacht wat dat betekent voor uw backoffice? In ons adviestraject voor een middelgrote gemeente worden de volgende toenamen verwacht: van 30 naar 300 zorgaanbieders, van 30 bulkfacturen naar 10.000 facturen per maand en dientengevolge voor de bedrijfsvoeringsformatie een additioneel budget van 1,3 miljoen euro per jaar bij ongewijzigd beleid en handelen (à la de WMO).

Om de bedrijfsvoering adequaat te ondersteunen en beoogde kosten te drukken is het vanzelfsprekend in te zetten op informatisering en automatisering. In dit kader krijgt ook die midoffice weer een plaats in het geheel. Je wilt als gemeenten immers gebruik maken van de generieke I-voorzieningen die je al hebt gerealiseerd, dan wel aansluiten op het uitgestippelde I-beleid.

In dit I-beleid behoort natuurlijk ook het hanteren van de landelijke standaarden. Bedrijfseconomisch wil je simpel niet de dingen anders doen dan de “rest”. Die standaarden zijn volop in ontwikkeling. Het sneeuwbaleffect zorgt ervoor dat ook softwareleveranciers binnen het sociaal domein nog afwachtend zijn. Toch is er na een goede zoektocht in het netwerk, begeleid door stroopgedrag op internet, wel een rode draad in het geheel te ontdekken, waarmee gemeenten hun bedrijfsvoeringsscenario’s kunnen opstellen, afwegen en voorzichtig in gang kunnen gaan zetten. Wij adviseren daar vanzelfsprekend graag bij…

De artikelen die het meest actueel zijn over die oplossingsrichting betreffen:
“Functionele standaard voor Wmo-berichten ondersteunt bij transitie naar nieuwe Wmo”
“Gegevensuitwisseling hervorming langdurige zorg via Inlichtingenbureau, VECOZO en RINIS”.

De site die ik adviseer om de komende tijd actief in de gaten te houden, zijn: 
www.zorgregistratie.nl 
www.platform-izo.nl
www.vecozo.nl
https://www.visd.nl/
www.kinggemeenten.nl/king/themas

Wordt ongetwijfeld vervolgd….