Digitaal Ontvangst Portaal: Almere optimaliseert inputmanagement
Geschreven door Tim Hartog op 16-10-2017

Almere kiest voor het DigitaalOntvangstPortaal van BMconsultants. Sinds mei 2017 bouwt een gecombineerd team van de gemeente en BMconsultants aan  dé workflow oplossing die het nieuwe inputmanagementsysteem van de gemeente Almere gaat vormen. Het resultaat: een goedgekeurd Proof of Concept (POC) en enthousiasme alom. “We kunnen hier écht spreken van een geslaagde co-creatie, waardoor we nu daadwerkelijk kunnen gaan migreren.”, aldus Tim Hartog, externe projectleider vanuit InnoviQ namens de gemeente.

De gemeente Almere gebruikt al vele jaren het Kofax Capture platform voor het digitaliseren van post- en factuurstromen. Als groeigemeente kreeg de organisatie in toenemende mate te maken met complexe zaken. De voorgaande Digitale Postkameroplossing was prima in staat om te digitaliseren en registreren, maar kon in het geval van de meer complexe zaken niet direct teruggrijpen op bronnen die dieper in de organisatie lagen. Zo ontstond een hybride systeem waarbij dergelijke stukken veelal decentraal werden verwerkt. Hierin ziet Tim Hartog de winst van het DigitaalOntvangstPortaal, en wel tweeledig: “Enerzijds biedt het DigitaalOntvangstPortaal de mogelijkheid om bronnen vanuit de organisatie naar de voorkant van het proces te halen voor een meer volledige en centrale registratie. Anderzijds, indien het een te complexe zaak betreft, kan het poststuk middels de workflow dieper de organisatie in zonder verlies van data of tijd.”

Het komende jaar draait het nieuwe DigitaalOntvangstPortaal nog naast de bestaande postkameroplossing. BMconsultants heeft een plan aangeleverd waarin Almere in drie fases volledig overstapt op de nieuwe oplossing. De eerste fase, waarin groen licht voor de POC werd verkregen, is inmiddels een feit. Fase twee definieert het in productie brengen van de generieke postprocessen in het nieuwe portaal, fase drie betreft het inrichten van de meer specifieke poststromen en het uitfaseren van de huidige Digitale Postkamer. “Wat de POC moest doen was het geven van een maximale voorspelbaarheid van het verloop van fase twee en fase drie. Oftewel, hebben we de juiste verwachtingen en kunnen we die waarmaken binnen de software? Dat heeft het gedaan: er is binnen Almere geen enkele twijfel meer over wat het DigitaalOntvangstPortaal allemaal kan en van welke toegevoegde waarde het is voor onze organisatie.”, aldus Tim.

Het DigitaalOntvangstPortaal van BMconsultants is ontwikkeld op basis van de nieuwste Kofax-technologie: Kofax Total Agility (KTA). Hierdoor zijn de processtappen die Almere reeds in haar Kofax Capture-omgeving heeft vastgelegd flexibel in te richten in het DigitaalOntvangstPortaal. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het splitsen van batches en validatiestappen. Naast batch- en documentverwerking is het DigitaalOntvangstPortaal ontwikkeld voor een volledige digitale procesafhandeling. Het gaat hierbij niet langer om documenten, maar om data. Zodoende is het DigitaalOntvangstPortaal in staat om alle inkomende informatie op flexibele wijze naar achterliggende systemen te exporteren. flexibel in te richten op basis van eenvoudig te configureren workflow stappen.

Maar, men denkt in Almere inmiddels meer dan twee stappen vooruit: “We zien in toekomst nog een derde toepassingsmogelijkheid binnen het DigitaalOntvangstPortaal”, vult de projectleider aan, “Het systeem biedt namelijk het perspectief om met meer diverse informatiebronnen te koppelen. Denk aan (smartphone) applicaties zoals ‘VerbeterdeBuurt’ of ‘BuitenBeter’, waarin bewoners meldingen kunnen maken, of het automatisch verwerken van e-formulieren. Kortom, het DigitaalOntvangstPortaal biedt de mogelijkheid om als volledig ontvangstportaal te fungeren.”

BMconsultants is net als Almere enthousiast over de samenwerking in de overstap van de gemeente naar het DigitaalOntvangstPortaal. “De samenwerking met de gemeente Almere heeft BMconsultants de kans geboden om onomwonden de toegevoegde waarde van DigitaalOntvangstPortaal te tonen.”, besluit Jackie van de Loo, partner en salesmanager bij BMconsultants, “We zijn uiteraard heel blij met de resultaten tot dusver en we zien uit naar de verdere samenwerking in de volledige overstap van Almere.”

Voor het originele artikel en haar doorverwijzingen: https://www.bmconsultants.com/almere-optimaliseert-inputmanagement-en-kiest-digitaalontvangstportaal/