Digitaliseren: een hordeloop met vele hindernissen
Geschreven door William van Grieken op 15-02-2013

Na een lange periode actief te zijn bij de gemeente Almere, waarbij ik diverse opdrachten heb mogen uitvoeren binnen het domein Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving (VTH), heb ik eind januari '13 op een fijne manier afscheid mogen nemen. Ik blik dan ook graag even terug.

In mijn laatste opdracht heb ik (wederom) mogen ervaren hoe weerbarstig het vraagstuk digitaal werken in de praktijk is. Op zich niet raar. Digitaal werken grijpt direct in op dagelijkse routines van mensen zoals deze door de jaren heen ingesleten. De boodschap papierarm werken klinkt in deze tijden logisch, kijkend naar onze samenleving waarbij ICT steeds belangrijker wordt. Het effect van deze boodschap wordt echter pas helder zodra medewerkers tot de ontdekking komen dat er geen  werkdossier (vaak nog in viervoud) meer wordt uitgeprint en de vertrouwde archiefkast er straks niet meer staat. Digitaal werken dwingt mensen te veranderen en daarmee op een andere manier naar het werk te kijken. De veranderkant van het vraagstuk moet (zoals zo vaak) dan ook niet worden onderschat. 

Ook de samenwerking, en vooral de afhankelijkheid, met andere organisatieonderdelen zorgt voor een weg met hindernissen. Om bepaalde software en/of hardware te kunnen aanschaffen, kan een gemeentelijke afdeling niet meer zelfstandig opereren. Het centraal regelen en coördineren van dit soort zaken juich ik overigens alleen maar toe. Gemeentelijke organisaties hebben de afgelopen jaren op dit terrein veel progressie geboekt. Onze ervaring was helaas verre van optimaal. De samenwerking met zowel in –als externe partijen was stroperig en helaas ook zonder echte toegevoegde waarde, met als gevolg veel vertraging. 

Als medewerkers na verloop van tijd overstag gaan, dient er zicht nog een ander interessant punt aan. De continue spagaat tussen nut en noodzaak, vaak gevoed door medewerkers die in eerste instantie het meest sceptisch waren. Volledig digitaal werken is meer dan analoge post scannen, in routing te brengen en uiteindelijk digitaal borgen in een document managementsysteem. 

Om zo volledig mogelijk digitaal te werken, zijn er binnen het domein VTH extra voorzieningen nodig om documenten maar vooral tekeningen (in allerhande formaten) digitaal te kunnen beoordelen. Ik hoef denk ik niet uit te leggen dat het beoordelen van meerdere A0-tekeningen niet werkt op een enkel 19 inch beeldscherm. Voor meer efficiency in het proces is het wenselijk om documenten digitaal te kunnen tekenen en/of stempelen, waardoor digitale verzending op termijn eenvoudiger wordt. Voor diverse analoge archieven geldt, vooral in het kader van handhavingsactiviteiten, dat het met terugwerkende kracht scannen van deze dossiers erg praktisch is. De volgende stap is dan natuurlijk om de buitendienst te faciliteren met goede hardware maar ook met programmatuur om ter plekke het werk te kunnen doen. En zo kan ik nog wel even doorgaan. 

Het geeft maar aan dat veel van deze ‘losse’ vraagstukken op elkaar ingrijpen en soms onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Uiteraard schuilt hierin een reëel gevaar. Te veel en te groot willen in een keer en niets afmaken. Een heldere prioritering is dan ook noodzakelijk. Kleine succesjes boeken ook. 

Mijn rol als projectleider zit er voor nu op, waarbij ik overigens met gemengde gevoelens terugkijk op de behaalde resultaten. Ik had simpelweg qua gedigitaliseerde producten verder willen zijn. Aan de andere kant is er het besef dat dergelijke veranderingen tijd nodig hebben. Een meer organische aanpak zonder allerlei harde en dwingende deadlines zal de digitale trein soepeler doen rijden.

Ik kijk hoe dan ook terug op een leuke, leerzame tijd en vooral op een prettige samenwerking. Het is zeker in deze roerige tijd goed om te zien dat VTH ambitie toont en overtuigd is van de voordelen van digitaal en efficiënter werken. Nu de basis is gelegd en de eerste APV processen inmiddels zijn gedigitaliseerd, is VTH zelf aan zet om stap voor stap toe werken naar volledig digitaal werken. Ik ben er van overtuigd dat VTH het komende jaar, met een aantal goede eigen mensen, de digitale trein verder op stoom gaat krijgen.