Een vijftal veelvoorkomende BI blunders en hoe ze te voorkomen
Geschreven door Martijn van den Eijnde op 15-08-2017

Al jaren is Business Intelligence en Analytics een groot focus punt voor organisaties. Volgens o.a. Gartner neemt de focus toe in de komende jaren. Er worden miljoenen gespendeerd in BI, de bijbehorende software en de projecten eromheen. Door het toenemend aantal BI projecten zien we om ons heen ook een toenemende kans op falen bij het uitvoeren van BI projecten. De kans op falen wordt vergroot doordat organisaties verkeerde keuzes maken in de wijze waarop de projecten worden uitgevoerd. In deze blog staan we stil bij keuzes die de kans op falen vergroten. 

 1.Niet voldoende in beeld hebben waar BI voor wordt ingezet

Het gebeurt maar al te vaak dat er geen heldere business case opgesteld is, met daarin vooral het doel van het gebruik van BI en data. De simpele vraag ‘wat willen we bereiken met BI op korte en lange termijn?’ wordt overgeslagen. Er ontstaat dan een situatie waarbij BI ingezet wordt als groot ‘platform’ van allerlei informatie. Maar wat mist is informatie ter ondersteuning aan de missie van de organisatie of een belangrijke prestatie indicator.

Daarnaast wordt er gezocht naar de grote ‘alles in één’ oplossing die alle huidige en toekomstige vragen oplost. Maar dit gebeurt zonder dat er bepaald wordt wat er nu speelt en waar nu acties op ondernomen moet worden. Onze tip: bepaal eerst wat er nu speelt en waar nu acties nodig zijn en laat dat voor een groot deel meewegen in de eerste inrichtingseisen van het BI project. 

2. Onvoldoende draagvlak bij eindgebruikers

Jammer genoeg komen we nog steeds situaties tegen waarbij BI een IT aangelegenheid is. Vaak is de IT afdeling in de lead bij een BI-traject. Een daarbij veel gebruikt argument is: “Het gaat om data tussen servers, dus het is IT.” In dergelijke gevallen verdwijnt BI in een vacuüm van de IT afdeling en blijft de ontwikkeling ook daar tot de grote uitrol. Zelfs de beste BI tools en BI projecten in het geheel zijn niet effectief als ze niet op een juiste manier uitgerold worden. De juiste uitrol is in dit geval training aan eindgebruikers, eindgebruikerswensen aanhoren en ze meenemen in beslissingen die genomen worden over de inrichting. Onze tip is in plaats van eindgebruikers te vertellen dat ze iets moeten gaan gebruiken, ze mee te nemen in het ‘waarom?’ van het gebruik.

3. Beveiliging en privacy niet zien als breekpunt

Gelukkig merken wij in projecten dat er steeds meer rekening gehouden wordt met de vraag: “wie mag waar bij?”. Ook begint privacy en nieuwe privacywetgeving steeds meer een gemeengoed te worden. Toch spelen bij de keuze voor een BI tool de eisen aan privacy nog steeds een belangrijke rol. Onze tip is om vrij snel te starten met het in beeld brengen van de benodigde rechten op de informatie en de mogelijkheden van de BI tool daarop goed te controleren. Ook als het gaat om privacy en anonimiseren van de data.

4. Overrompeld zijn door alle ‘sexy’ eigenschappen van de BI tool

Dit punt sluit aan bij punt 1. Bij het bepalen van inrichtingseisen van de BI tool staat in de praktijk niet altijd de informatiebehoefte, het antwoord op de vraag, centraal. We zien vaak dat een BI tool geselecteerd wordt op het uiterlijk. Ooit, voor mijn gevoel alweer een tijd geleden, werd er stilgestaan bij de principes van o.a. Stephen Few. Few heeft ons leren omgaan met visualisatie op een bruikbare manier zodat je snel kunt zien waar de gepresenteerde informatie iets over vertelt. Dit kan dus ook betekenen dat er gekozen moet worden voor een visueel saaie maar juist zeer doeltreffende lijst, of bijvoorbeeld grijswaarden omdat sommige eindgebruikers kleurenblind zijn.

Onze tip: ga tijdens het bepalen van de informatiebehoefte ook in gesprek met de eindgebruikers over wat men wil zien als ze kijken naar het eindproduct. Bepaal samen wat werkt en tem daarin de behoefte aan extreme grafieken of overgeprogrammeerde mogelijkheden. Laat het antwoord op de gestelde informatievraag centraal staan. 

5. Gehaast uitvoeren

Als laatste punt, een voor sommigen wellicht open deur. “Think Big, act small, learn fast.” InnoviQ helpt klanten bij dit gedachtegoed door gebruik te maken van het I-Grip model. We verdelen het totale BI project in een aantal cyclussen en gaan in behapbare fases per cyclus met de klant een BI project tegemoet. Incrementeel dus. Iedere fase en iedere cyclus biedt leermomenten en behapbare stappen. Hierdoor blijft het draagvlak geborgd. Grote BI projecten kunnen maanden duren en ondertussen staat de wereld van de organisatie niet stil. Het gebeurt regelmatig dat informatiebehoeftes, of bedrijfsregels die van toepassing zijn, tijdens het project wijzigingen. Door het project incrementeel aan te pakken, verkleint het risico op projectafbreuk.