Einde aan de rapportage overload
Geschreven door Ronald Kubbe op 30-04-2018

De keerzijde van een continue ontwikkeling van rapporten is een overload aan rapportages. Gelijksoortige informatie wordt in verschillende rapporten aangeboden (vaak met net andere definities). Specifieke (ad-hoc) rapporten worden ontwikkeld en vervolgens als standaard rapport aangeboden. Deze rapporten worden weliswaar per onderwerp of doelgroep bij elkaar aangeboden, maar het resultaat is toch een veelheid aan rapporten. Dit alles resulteert in een rapportage overload waarbij de gebruikers op zoek moeten naar de juiste informatie.

Hoe doorbreek je deze rapportage overload situatie en creëer je een efficiënte informatievoorziening gericht op het leveren van de juiste informatie aan de juiste gebruikers?

Een vertrekpunt hiervoor is het benaderen van rapportagevragen als informatievragen. In plaats van de vraag voor een rapportage te beantwoorden met een specifieke rapportage kan de vraag gesteld worden welke informatie gewenst is en welk proces met deze informatie ondersteund wordt. Hierbij zal aansluiting gezocht kunnen worden bij de informatiepiramide. Betreft het een operationele vraag, een tactische of een strategische? Ook kan de vraag gesteld worden of het een ad-hoc/ éénmalige informatievraag of informatie die periodiek geleverd dient te worden. 

Als bekend is welke proces de informatievraag ondersteunt en waar de informatievraag in de informatiepiramide past kan de samenhang van de vraag bekeken worden. Door uit te gaan van de informatiepiramide kan de werkwijze van het maken van specifieke rapporten gewijzigd worden naar het beantwoorden van informatievragen. Deze antwoorden geven informatie weer op de beleidsterreinen/ sturingsonderwerpen van de organisatie, van strategisch tot operationeel niveau. Op deze manier wordt een structurele informatievoorziening gecreëerd die aansluit bij het beleid van de organisatie en eenduidig is van hoog tot laag. Ad-hoc informatievragen kunnen naast deze informatiedashboards ingeregeld worden (bijvoorbeeld door gebruik te maken van self-service). 

Als de informatiepiramide nog niet uitgewerkt is zal dit eerst opgepakt dienen te worden. Hierbij zal in beeld gebracht worden welke informatie nodig is als ondersteuning van de sturing en verantwoording. Een goed startpunt hierbij is het beleid van de organisatie en de vertaling hiervan naar de operatie. Zoek vervolgens in de sturing- en verantwoordingsinformatie dezelfde lijnen zodat een consistente informatievoorziening van strategisch naar operationeel niveau ontstaat. Aan de hand van deze lijnen kunnen informatiedashboards ontworpen worden die een steeds verdere mate van verbreding en detaillering hebben.

Goede momenten om de verandering van een rapportagegerichte werkwijze naar een informatie gerichte werkwijze met dashboards te maken zijn momenten van verandering. Momenteel maken veel gemeenten de overstap van Cognos 10 naar Cognos 11/ Analytics. Dit kan zo'n moment zijn om de huidige rapportage overload onder de loep te nemen. In plaats van het een op een overzetten van alle rapporten kan de stap naar een informatie gerichte informatievoorziening gemaakt worden. Deze overgang zal vanzelfsprekend primair vanuit de gebruikersorganisatie opgepakt dienen te worden waarbij gestart wordt met de uitwerking van de informatiepiramide.