Informatieparadox treft ook de raad
Geschreven door Ronald Kubbe op 05-02-2018

Steeds meer berichten verschijnen in de media over de worsteling van gemeenteraden met informatievoorziening. Zo is er dit artikel in binnenlands bestuur van december 2017 waarin aangegeven wordt dat de raad blijft worstelen met de 3 decentralisaties. In september 2017 verscheen er dit artikel waarin aangegeven werd dat de raad grip mist op de jeugdzorg. In februari dit jaar komt waarschijnlijk een hoorzitting in de tweede kamer over de positie en met name tijdsgebrek van raadsleden. 

Als redenen van de worsteling en te weinig grip wordt onder meer tijdgebrek en  kennis aangereikt. De invloed van raadsleden is te beperkt en de dossiers zijn te groot en complex. Daarnaast wordt ook aangegeven dat er enerzijds een overkill van informatie is en tegelijkertijd de raad te weinig informatie krijgt van het college. Deze informatieparadox vraagt om een nadere beschouwing. 
Hierbij moet onderkend worden dat de gemeenteraad een lekenbestuur is. Het raadslidmaatschap is een nevenfunctie die parttime uitgevoerd wordt. De taken van de raad zijn het bepalen van het beleid, het controleren van het college op goede uitvoering van het beleid en de begroting en het jaarverslag. Daarnaast houden raadsleden vanzelfsprekend contact met de inwoners van de gemeente en vertegenwoordigen deze. 

Op welke manier wordt de raad op dit moment geïnformeerd? Er zijn formele informatiemomenten zoals de voorjaarsnota en de begroting, deze lopen vaak via een geformaliseerde planning & control cyclus. Daarnaast worden er specifieke rapportages op inhoudelijke dossiers naar de raad gestuurd, zoals de monitor sociaal domein en dashboards. Naast de formele informatiemomenten is er de alledaagse controle, hier gaat het om kleine en grotere zaken die bij de uitvoering van beleid niet goed gaan, anders lopen dan gedacht of onbedoelde neveneffecten hebben.  

Hoe kan je als lekenbestuurder nu in beperkte tijd goed je functie uitvoeren. Dit vraagt om structurering en prioritering. Als je dit niet doet kom je om in de informatie en zie je door de bomen het bos niet meer. 

Een document dat hier heel bij kan helpen is een rapport van de rekenkamer Lelystad met als titel 'Alles onder controle?'. Ook hier wordt geconstateerd dat de knelpunten die de raad ondervindt bijna alle in verband te brengen zijn met de informatieparadox. In dit rapport worden een aantal concrete suggesties gedaan voor oplossingsrichtingen in de gemeente Lelystad, zoals het ontwikkelen van een controlevisie, gebruik maken van verantwoordingsarrangementen, de actieve informatieplicht gaan toepassen en werken met een stoplicht systeem. Dit zijn goede uitwerkingen specifiek voor de gemeente Lelystad, maar zeker ook toepasbaar bij andere gemeenten. 

Onder deze aanbevelingen ligt een methodiek voor het bepalen van prioriteit in controle. waar richt je de controle op en aan welke onderwerpen besteed je minder aandacht? Hierbij wordt uitgegaan van verschillende kaderstellingen op verschillende onderwerpen. Op het ene onderwerp heb je als gemeente meer autonomie (en daarmee meer mogelijkheden om lokaal beleid te maken) dan op het andere. Als voorbeeld, de gemeente is vrij in het bepalen van het al dan niet heffen van hondenbelasting en de hoogte ervan. Aan de andere kant is de gemeente niet vrij om bestemmingsplannen al dan niet vast te stellen, er dient voor elk gebied in de gemeente een geldend bestemmingsplan te zijn. Er worden in het rekenkamer rapport 5 domeinen onderscheiden: het autonome domein, het medebewindsdomein met formele kaderstelling, het domein van de burgemeester, het medebewindsdomein zonder formele kaderstelling en het domein van het verbonden bestuur. Afhankelijk van het domein is er meer of minder ruimte voor sturing op het beleid van de gemeente en kan bepaald worden in welke mate controle nodig is. Dit kan helpen bij de prioritering en de vraag aan het college om uitgebreidere of juist beperktere informatie. 

Door op deze manier als raad(slid) de onderwerpen te categoriseren en te prioriteren kan de informatievoorziening gericht worden op die onderwerpen waar veel lokale ruimte is voor het bepalen van beleid en het (politieke) belang van het raadslid hoog is. Een (ver)eenvoudigd model deelt de onderwerpen in langs de assen autonomie en mate van (politiek) belang. De onderwerpen in de rechterbovenhoek, waarbij je als gemeente veel autonomie hebt en het onderwerp voor de raad van hoog (politiek) belang is, zijn dan het belangrijkste. Hier zal een goede en frequente informatievoorziening voor ingeregeld moeten worden, waarbij naast de passieve informatieplicht ook gebruik gemaakt kan worden van de actieve informatieplicht.