Waar blijft het e-depot?
Geschreven door William van Grieken op 22-05-2015

De afgelopen jaren ondersteun ik veel van mijn klanten bij vraagstukken op het gebied van digitaal werken en digitale archivering. Bij een van mijn eerste opdrachten op dat vlak - al gauw weer 8 jaar terug - hoorde ik reeds de plannen rondom de invoering van een e-depot.

Het invoeren van een duurzaam digitaal depot is inherent aan de ontwikkeling dat overheidsorganisaties steeds meer digitaal werken. Het overdragen van analoge dossiers aan archiefdiensten zal in de nabije toekomst alleen maar afnemen.

Overheidsorganisaties staan voor een stevige uitdaging om hier vorm en inhoud aan te geven. Bepaald geen sinecure in een wereld waarbij informatie steeds vluchtiger wordt. Denk daarbij aan allerlei verschijningsvormen zoals databases, kaarten, Whatsapp- of SMS-berichten , audio- en videobestanden. Maar ook de diversiteit aan ontsluitingsvormen zoals desktops, tablets, notebooks en smartphones etc. Informatie die belangrijk is om het handelen van overheidsorganisaties te kunnen blijven verantwoorden of vanuit cultuurhistorisch oogpunt interessant is om te bewaren.

Dit betekent dat archiefdiensten in ons land (circa 400!) aan zet zijn dit in nauwe samenwerking met haar ‘aanbieders’ te organiseren. Ook digitale informatie dient op goede wijze te worden ontsloten voor het publiek, gelijk aan de analoge situatie. Uiteraard met in achtneming van de Archiefwet.

De trigger om dit onderwerp aan te snijden, komt voort uit een recente workshop bij een van mijn klanten. De DMS leverancier in kwestie gaf aan serieuze plannen te hebben om (technisch) aansluiting te vinden bij het Nationaal Archief. Het Nationale Archief is, naast de gemeenten Rotterdam en Amsterdam en de Justitiële Informatiedienst, een van de pioniers die inmiddels beschikken over een e-depot.

Even terug naar de workshop en het daar genoemde initiatief. Op zich een mooi en innovatief streven, vaak ook gevoed door een concrete klantvraag. Dit is helaas weer het zoveelste voorbeeld van zelf het wiel uitvinden, bij het ontbreken van een gemeenschappelijk kader en standaarden. En in dit specifieke geval ook te veel gedreven vanuit de techniek. Dit is overigens geen verwijt aan het adres van de desbetreffende leverancier. Als u zich een beetje verdiept in het vraagstuk, dan struikelt u over de hoeveelheid initiatieven in ons land. Waarbij na al die jaren de successen niet voor het oprapen liggen.

Ik wil deze stroeve onomkeerbare ontwikkeling nog graag even nuanceren. Het e-depot valt of staat met de kwaliteit van informatiehuishouding van de aanbiedende organisaties c.q. de archiefvormers. Ik weet uit eigen ervaring dat hierin nog een hoop winst valt te behalen. Dit is naast techniek vooral mensenwerk als u het mij vraagt.

Om positief af te sluiten en voor wie geïnteresseerd is, wil ik u tippen op het volgende rapport. Het rapport is opgesteld door KING, Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, in opdracht van AIDO, het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden van VNG, IPO en UvW. Daarbij is KING gevraagd een functionele beschrijving te maken van een e-depot. Het rapport brengt keuzes in beeld die overheden moeten maken in overleg met de aanbieders van een e-depot. Een mooi pleidooi om het vraagstuk vooral gemeenschappelijk aan te vliegen.